정유철 법무법인(유) 율촌 변호사

　처분문서는 계약서, 합의서, 각서, 해약통지서 등 증명하고자 하는 법률적 행위가 그 문서 자체에 의해 이루어진 문서를 말한다. 반면 보고문서는 문서작성자가 보고 듣고 느끼고 판단한 내용을 기재한 문서로서 회의록, 상업장부, 일기 등이 그 예에 해당한다. 처분문서는 그 진정성립이 인정되면 특별한 사정이 없는 한 그 내용이 되는 법률행위의 존재가 인정되어 그 법률행위가 있었던 것이 증명된 것으로 되나(대법원 1997. 4. 11. 선고 96다50520 판결), 보고문서는 법원이 자유심증에 의해 문서 기재 사실이 진실한지 여부를 판단할 수 있다는 점에서 차이가 있다. 즉 법원은 처분문서가 위∙변조된 것이 아닌 이상 그 기재된 내용대로의 법률적 행위가 있었음을 인정하여야 하는 반면, 보고문서의 경우에는 여러 사정을 고려하여 자유심증으로 결정할 수 있다. 그러한 이유로 소송에서 법률행위의 존재나 내용이 쟁점인 사건에서 문서가 처분문서인지 아니면 보고문서인지가 결론에 직접적인 영향을 미칠 가능성이 높다.

　양자의 구별은 대체로 용이하나, 반드시 그러하지는 않다. 문서의 내용이 법률행위에 관한 것이더라도 경우에 따라서는 처분문서가 아니라 보고문서에 해당하기도 한다. 즉 대법원은 문서의 내용이 작성자 자신의 법률행위에 관한 것이라 할지라도 그 법률행위를 외부적 사실로서 보고∙기술하고 있거나 그에 관한 의견이나 감상을 기재하고 있는 경우에는 처분문서가 아니라 보고문서라는 입장을 취하고 있다(대법원 1987. 6. 23. 선고 87다카400 판결 등 참조).

　이와 관련하여 최근 의미 있는 대법원 판결이 하나 선고되었다. 원도급업체가 공기 지연을 이유로 하도급업체와 체결한 하도급계약을 해지한 다음 정산수량에 관하여 협의를 진행하였는데, 하도급업체가 협의 과정에서 협의수량을 기재한 회의자료를 근거로 정산합의가 있었다면서 기재된 수량대로 하도급대금을 지급할 것을 청구하였다. 그러나 1심 및 항소심은 하도급업체의 정산합의 주장을 받아들이지 않았고, 하도급업체는 원심이 처분문서에 나타난 당사자의 의사표시를 잘못 해석하였다면서 상고를 제기하였다. 그런데 대법원은 앞서의 법리를 전제로 위 회의자료가 보고문서에 해당한다고 보았고, 그에 따라 하도급업체의 상고가 이유없다고 판단하였다.

　이와 같이 작성된 문서가 처분문서와 보고문서 중 어느 것에 해당하는지는 법적 책임의 인정 여부와 밀접한 관련이 있는 중요한 사항이므로, 양자의 구별 기준에 관하여 명확히 인지하여야 할 것이다. 또한 문서의 내용이 법률행위에 관한 것이더라도 무조건적으로 처분문서가 되는 것이 아니라 경우에 따라서는 보고문서일 수도 있다는 점을 유의하여야 할 것이다.

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